Guía Completa del Motor de Reservas y Horarios

Esta guía explica cómo crear y configurar un motor de reservas (por ejemplo, para restaurantes, spa o animación), definir sus horarios y gestionar reglas de acceso según el régimen del cliente.

1. Acceso y Configuración Básica

1. Acceso: Dirígete al menú Reservas > Motores de reservas. Selecciona un motor existente para editarlo o crea uno nuevo.

2. Información General:

   • Título: Nombre interno para identificar el motor.
   • Proveedor: Define quién gestiona el servicio (ej. Animación). Aquí puedes configurar los correos electrónicos para recibir notificaciones de reservas (recomendado solo para servicios exclusivos de bajo volumen para no saturar la bandeja de entrada).

3. Gestión de Precios y Pagos:

   • Solo reservas: Desactiva esta opción si quieres mostrar precios y vender el servicio. Si está activada, el sistema no mostrará precios.
   • Pago con Redsys: Actívalo si deseas que el cliente pague con tarjeta de crédito al finalizar la reserva.
   • Ticket recepción: Actívalo para generar un cargo automático en el PMS (si hay integración bidireccional).

2. Control de Cupos y Disponibilidad

• Plazas (Cupo Máximo): Define la capacidad total del restaurante (ej. 220 personas). Si se alcanza este número total, se cierran todos los horarios, independientemente del cupo individual de cada turno.

• Tipo de Búsqueda: Define cómo reserva el cliente:

  • Single: Reserva día por día.
  • Interval: Rango de fechas (ideal para buffets donde el cliente reserva toda su estancia de una vez).
  • Single Interval: El cliente elige entre reservar un día o un rango.

• Calendario:

  • Días de calendarios abiertos: Define la “ventana de visibilidad”. Si pones 30, el cliente solo verá disponibilidad para los próximos 30 días. Es importante ampliarlo si vendes servicios antes de la llegada del cliente.
  • Antelación de cancelaciones: Tiempo límite (en minutos) para que el cliente pueda cancelar su reserva desde la WebApp.

3. Configuración Avanzada y Restricciones

En la pestaña de Configuración encontrarás opciones clave:

• Grupos y Restaurante Maestro: Útil para restaurantes temáticos. Puedes configurar un “Restaurante Maestro” con todas las reglas de cortesías y hacer que el resto de restaurantes del grupo se “alimenten” de esa configuración para no repetir el trabajo.

• Reglas de Cliente:

  • Forzar clientes: Obliga a reservar para todos los ocupantes de la habitación.
  • Forzar visita: Impide repetir restaurante si hay varios temáticos, obligando a rotar.
  • Límite diario: Cuántas veces al día se puede reservar el servicio (ej. 1 para cenas).

• Campos de Usuario: Configura qué datos son obligatorios antes de reservar (teléfono, email, etc.) o si deben estar ocultos (Hidden).

4. Gestión de Regímenes y Cortesías

Esta sección es vital para controlar quién puede reservar y a qué precio:

1. Acceso por Régimen: En la pestaña Regímenes, activa o desactiva el acceso según el tipo de cliente (ej. permitir “Todo Incluido” pero bloquear “Solo Alojamiento”). Si se desactiva, puedes personalizar un mensaje sugiriendo un upgrade en recepción.

2. Cortesías (Gratuidades):

   • Configura cuántas reservas gratuitas tiene el cliente según sus noches de estancia (ej. 1 cena gratis a partir de la 4a noche).
   • Limitar a reservas incluidas: Si se activa, el cliente no podrá reservar más veces de las que permite su cortesía. Si se desactiva, podrá seguir reservando pagando un suplemento.

3. Prioridad de Reserva: Puedes limitar el tiempo de antelación por régimen. Por ejemplo, permitir al “Todo Incluido” reservar con 30 días de antelación y al “Solo Alojamiento” solo con 1 día, garantizando cupo a los clientes prioritarios.

5. Upselling (Ventas Adicionales)

Puedes ofrecer productos extra durante el proceso de reserva (ej. botella de vino, cremas):

1. Ve a la sección Upselling y añade un producto con título, precio e imagen.
2. Precios diferenciados: Puedes configurar descuentos según el régimen (ej. el vino cuesta 22 EUR, pero para “Todo Incluido” se descuentan 5 EUR).
3. Forzar Upselling: Obliga al cliente a elegir un producto para finalizar la reserva (ej. obligatorio elegir bebida en una cama balinesa).

6. Categorías y Horarios (Turnos)

Para que el motor funcione, debes crear categorías (ej. Almuerzo, Cena) y sus horarios.

• Categoría: Es obligatorio subir una imagen; de lo contrario, el motor no funcionará. Puedes restringir categorías enteras a ciertos regímenes.

• Creación de Horarios:

  1. Define la hora de inicio y fin.
  2. Plazas vs Habitaciones: Define el cupo. Puedes limitar por número de personas (Plazas) o por número de habitaciones (útil para Spas). Si configuras ambos, el turno se cierra cuando se cumpla cualquiera de los dos límites.
  3. Anticipación Mínima: Cuánto tiempo antes del servicio se cierra la venta (ej. 15 minutos antes). Si pones -1, se permite reservar incluso una vez empezado el turno.
  4. Anticipación Máxima: Con cuánta antelación se abre la venta (ej. 15 días antes).
  5. Días de la Semana: Marca los 7 días de la semana en la configuración del horario y gestiona los cierres reales mediante la herramienta “Días de cierre”. Esto evita errores de configuración al cambiar de temporada alta a baja.
  6. Precios por edad: Configura precios distintos para adultos, niños y bebés.

Truco de productividad: Si ya tienes un turno configurado (ej. a las 10:00), utiliza el botón Copiar para duplicarlo, y simplemente edita la hora.