Guía de uso de Control de accesos

¿Qué es el Módulo de Control de Accesos?

El módulo de Control de Accesos permite gestionar de forma eficiente el acceso de los clientes a diferentes espacios del hotel (como restaurantes, buffets o eventos), sin necesidad de que realicen una reserva activa.

Está diseñado para que el equipo pueda verificar de forma rápida y visual qué habitaciones o clientes tienen derecho a acceder a un servicio determinado, simplificando el control y evitando procesos manuales.

¿Dónde se encuentra?

El módulo está integrado dentro del apartado de “Reservas”. Esto no significa que el cliente deba realizar una reserva previa: el sistema se apoya en la lógica del motor de reservas para ofrecer al equipo la información necesaria para gestionar el acceso en tiempo real.

¿Para qué tipo de servicios se utiliza?

• Buffet de desayuno
• Restaurantes sin necesidad de reserva
• Eventos especiales (como cenas temáticas o barbacoas)
• Cualquier espacio o servicio donde se desee controlar el acceso por habitación o cliente

Beneficios principales

• Mejora la organización y el control de entradas.
• Permite identificar fácilmente quién tiene derecho a acceder.
• Ahorra tiempo al personal y reduce errores operativos.
• Incluye información útil como alergias o preferencias alimentarias.
• Compatible con el uso desde tablets para mayor agilidad.

Funcionamiento general

Durante el servicio

1. El cliente comunica su número de habitación.
2. El personal introduce ese número en el sistema (sin necesidad de buscar entre listas completas).
3. El sistema muestra si esa habitación tiene derecho de acceso.
4. El acceso puede marcarse como “usado” para llevar seguimiento en tiempo real.

No es necesario que el cliente haya reservado previamente. La lógica interna del sistema ya considera qué clientes tienen acceso (por ejemplo, aquellos con desayuno incluido).

Información adicional visible en el sistema

• Anotaciones como dietas especiales, alergias, etc.
• Símbolos e iconos para facilitar la identificación rápida (por ejemplo: sin gluten, vegetariano).
• Filtro por estado de uso (entraron/no entraron).
• Recuento automático de accesos utilizados y pendientes.

Funcionalidades complementarias

• Visualización de la hora prevista de acceso, si aplica.
• Listado de reservas disponible para consulta antes o después del servicio, útil para informes y seguimiento operativo.
• Posibilidad de filtrar por habitación, nombre o estado en tiempo real.

Sugerencias para el personal

• No es necesario tener conocimientos técnicos avanzados.
• La herramienta ha sido diseñada específicamente pensando en la operativa diaria del equipo de sala.
• Se recomienda una sesión inicial de familiarización y prueba, para facilitar la adopción.