Διαχείριση αιτημάτων και περιστατικών σε πραγματικό χρόνο
Σύστημα διαχείρισης αιτημάτων, παραπόνων και εντολών εργασίας για ξενοδοχεία: κατηγοριοποιημένος κατάλογος με υποεπίπεδα (βλάβες συντήρησης, αιτήματα housekeeping, παράπονα, υποδοχή), συνημμένα φωτογραφίας και βίντεο, πλήρης ιχνηλασιμότητα, καταστάσεις σε πραγματικό χρόνο και μετρήσιμα SLAs επίλυσης. Ενσωματωμένο με HubOS, Eisisoft, HMobile και το CMS της Hoteligy.
Requests & Incidents
Select category
Maintenance
AC, plumbing, electrical...
Housekeeping
Towels, cleaning, amenities...
Front Desk
Late checkout, info, keys...
F&B
Special food requests
Maintenance → Bathroom
📷 Attach photo or video
Comment: "The shower has had no hot water since yesterday"
Submit request
Τα συμβάντα αναφέρονται με τηλέφωνο και χάνονται καθ' οδόν;
Παράπονα και βλάβες με τηλέφωνο
Ο επισκέπτης τηλεφωνεί στη ρεσεψιόν για να αναφέρει βλάβη του air condition, υδραυλικού ή να ζητήσει επιπλέον πετσέτες. Η ρεσεψιόν σημειώνει σε χαρτί, το μήνυμα χάνεται και η εντολή εργασίας δεν φτάνει στη συντήρηση εγκαίρως.
Αιτήματα που χάνονται
Χωρίς σύστημα ιχνηλασιμότητας, τα αιτήματα housekeeping και οι εντολές εργασίας συντήρησης ξεχνιούνται, διπλασιάζονται ή κανείς δεν τις αναθέτει. Ο επισκέπτης επαναλαμβάνει το παράπονο και η εμπειρία υποβαθμίζεται.
Χωρίς ιχνηλασιμότητα ή καταστάσεις
Δεν γνωρίζετε αν η βλάβη είναι εκκρεμής, σε εξέλιξη ή επιλυμένη. Χωρίς καταστάσεις ή παρακολούθηση, ο επισκέπτης ρωτά και κανείς δεν γνωρίζει την κατάσταση του αιτήματός του. Μηδέν ψηφιακή εξυπηρέτηση επισκέπτη.
Χωρίς δεδομένα απόδοσης
Δεν μετράτε πόσα περιστατικά λύνονται την ημέρα, πόσο διαρκεί η συντήρηση σε κάθε εντολή εργασίας ούτε ποιες βλάβες (AC, υδραυλικά, ηλεκτρικά) είναι πιο συχνές. Χωρίς μετρήσεις δεν υπάρχει δυνατότητα προληπτικής συντήρησης.
Χειροκίνητη διαχείριση vs Ψηφιακά αιτήματα Hoteligy
| Τηλέφωνο + χαρτί | Hoteligy | |
|---|---|---|
| Αναφορά | Κλήση στη ρεσεψιόν | Ο επισκέπτης αναφέρει από το webapp με κατηγορία, υποκατηγορία, φωτογραφία και σχόλιο |
| Λεπτομέρειες | Προφορική περιγραφή | Επισυναπτόμενη φωτογραφία ή βίντεο + σχόλια + αυτόματη κατηγοριοποίηση |
| Ανάθεση | Reception tells συντήρηση | Automatic ειδοποίηση to department + HubOS/Eisisoft/HMobile ενσωμάτωση |
| Παρακολούθηση | Κανένα | Καταστάσεις σε πραγματικό χρόνο: νέο, σε εξέλιξη, ολοκληρωμένο, ακυρωμένο |
| Χρόνοι | Χωρίς μέτρηση | Χρόνος απόκρισης και επίλυσης μετρημένος αυτόματα |
| Εργαλεία | Χαρτί ή εσωτερικό WhatsApp | HubOS, Eisisoft, HMobile + own CMS with πίνακας ελέγχου |
| Δεδομένα | Χωρίς μετρήσεις | Πίνακας ελέγχου: incidents by type, department, resolution time, trends |
Over 500 hotels trust Hoteligy
Όλα όσα χρειάζεστε για να διαχειριστείτε αιτήματα, περιστατικά και συντήρηση
Κατάλογος βλαβών και αιτημάτων με υποκατηγορίες
Οργανώστε αιτήματα, παράπονα και εντολές εργασίας ανά κατηγορίες (συντήρηση, housekeeping, υποδοχή) και υποεπίπεδα (μπάνιο → χωρίς ζεστό νερό, διαρροή, χαλασμένο AC). Με εικονίδια ή φωτογραφίες ώστε ο επισκέπτης να εντοπίζει γρήγορα τη βλάβη ή το αίτημά του.
Φωτογραφία και βίντεο της βλάβης ή του παραπόνου
Ο επισκέπτης επισυνάπτει φωτογραφία ή βίντεο του περιστατικού από το κινητό. Η ομάδα συντήρησης βλέπει το πρόβλημα πριν πάει στο δωμάτιο. Περισσότερο context σε κάθε εντολή εργασίας, λιγότερα άσκοπα ταξίδια.
Ενσωμάτωση with HubOS, Eisisoft, and HMobile
Τα αιτήματα και οι εντολές εργασίας αποστέλλονται αυτόματα σε εξειδικευμένες πλατφόρμες διαχείρισης εργασιών και ξενοδοχειακού CMMS όπως HubOS, Eisisoft ή HMobile. Διαχειρίσιμα και από το CMS της Hoteligy.
Υποκατηγορίες ταξινόμησης
Κάθε κατηγορία έχει υποεπίπεδα για να αναλύσει τη βλάβη ή το αίτημα: συντήρηση → μπάνιο → χωρίς ζεστό νερό. Λιγότερη ασάφεια στο παράπονο, καλύτερη ανάθεση της εντολής εργασίας στο σωστό τμήμα.
Δωρεάν ή επί πληρωμή αιτήματα
Κάποια αιτήματα είναι δωρεάν (έξτρα πετσέτες, χαρτί υγείας) και άλλα έχουν κόστος (premium μαξιλάρι, late checkout). Διαμορφώσιμα ανά προϊόν με αυτόματη χρέωση στο δωμάτιο.
Ιχνηλασιμότητα και καταστάσεις
Κάθε αίτημα, παράπονο ή εντολή εργασίας έχει καταστάσεις: νέο, σε εξέλιξη, ολοκληρωμένο, ακυρωμένο. Ο επισκέπτης βλέπει την πρόοδο της υπηρεσίας στη webapp σε πραγματικό χρόνο.
Team ειδοποιήσεις
Το τμήμα συντήρησης, housekeeping ή ρεσεψιόν λαμβάνει αυτόματη ειδοποίηση όταν φτάνει ένα νέο αίτημα ή βλάβη. Χωρίς μεσάζοντες, χωρίς καθυστερήσεις.
SLA και χρόνοι επίλυσης
Το σύστημα μετρά αυτόματα τον χρόνο από την αναφορά μέχρι την επίλυση κάθε βλάβης ή αιτήματος. Κρίσιμα δεδομένα για τη μέτρηση SLAs συντήρησης, housekeeping και εξυπηρέτησης επισκέπτη.
Πίνακας ελέγχου and preventive συντήρηση
Βλάβες ανά τύπο (AC, υδραυλικά, ηλεκτρικά), ανά τμήμα, ανά δωμάτιο, μέσοι χρόνοι επίλυσης και τάσεις. Δεδομένα για τον σχεδιασμό προληπτικής συντήρησης και τη βελτίωση της εμπειρίας του επισκέπτη.
Διαχείριση από το CMS
Το προσωπικό του ξενοδοχείου διαχειρίζεται όλα τα αιτήματα από το CMS της Hoteligy: λίστα αιτημάτων, φίλτρα ανά κατάσταση, τμήμα και ημερομηνία, εσωτερικές σημειώσεις και αλλαγές κατάστασης.
PMS ενσωμάτωση
Αναγνωρίζει τον επισκέπτη ανά δωμάτιο και προφίλ PMS. Γνωρίζει τμήμα, γλώσσα και δεδομένα διαμονής. Εξατομικεύει την εμπειρία αναφοράς και ιεραρχεί ανά τύπο πελάτη.
Δείτε σε δράση το σύστημα αιτημάτων και συμβάντων ξενοδοχείου
Θέλετε να δείτε πώς διαχειρίζονται ζωντανά τα συμβάντα;
Σας κάνουμε demo με πραγματικά δεδομένα ξενοδοχείου.
Τι κερδίζει το ξενοδοχείο σας;
Ταχύτερη επίλυση βλαβών
Ο επισκέπτης αναφέρει τη βλάβη με φωτογραφία και λεπτομέρειες, η ομάδα συντήρησης λαμβάνει την εντολή εργασίας άμεσα και πάει προετοιμασμένη. Λιγότερος χρόνος απόκρισης, λιγότερα επαναλαμβανόμενα παράπονα, καλύτερη εξυπηρέτηση επισκέπτη.
Improved εμπειρία του επισκέπτη
Ο επισκέπτης βλέπει την κατάσταση του αιτήματος ή παράπονού του στη webapp. Ξέρει ότι κάποιος εργάζεται πάνω σε αυτό. Ιχνηλασιμότητα και διαφάνεια που μειώνουν την απογοήτευση και βελτιώνουν την guest experience.
Preventive συντήρηση from data
Εντοπίστε ποιες βλάβες (AC, υδραυλικά, ηλεκτρικά) είναι πιο συχνές, ποια δωμάτια δίνουν τα περισσότερα προβλήματα και τα SLAs κάθε τμήματος. Πραγματικά δεδομένα για τον σχεδιασμό προληπτικής συντήρησης.
Τα αιτήματα συνδεδεμένα με όλη την ψηφιακή εμπειρία του ξενοδοχείου
Ο επισκέπτης αναφέρει από τη webapp, το chatbot τον ρωτά αν χρειάζεται κάτι, η έρευνα ικανοποίησης μετρά το αποτέλεσμα και το in-stay marketing τον ευχαριστεί για το feedback του.
"Before, incidents were reported by phone and got lost. Now the guest sends the photo from the webapp, maintenance gets notified instantly, and we have real resolution time data."
Operations Director
4★ All Inclusive Resort, Canary Islands
Συχνές ερωτήσεις
What types of requests can επισκέπτες make?
Οποιοσδήποτε τύπος: αναφορά βλαβών συντήρησης (υδραυλικά, ηλεκτρικά, κλιματισμός), αίτημα για amenities (πετσέτες, μαξιλάρια, χαρτί), αίτημα για υπηρεσίες housekeeping, αίτημα late checkout ή οποιοδήποτε εξατομικευμένο αίτημα έχετε διαμορφώσει.
Πώς λειτουργεί η ταξινόμηση με υποκατηγορίες;
Δημιουργείτε κύριες κατηγορίες (συντήρηση, housekeeping, ρεσεψιόν...) και μέσα σε κάθε μία, υποεπίπεδα (μπάνιο → χωρίς ζεστό νερό, βρώμικο νερό, διαρροή, χαλασμένη τουαλέτα). Ο επισκέπτης πλοηγείται μέχρι την ακριβή λεπτομέρεια του προβλήματός του.
Μπορεί ο επισκέπτης να επισυνάψει φωτογραφίες ή βίντεο;
Ναι. Μπορεί να ανεβάσει φωτογραφίες ή βίντεο απευθείας από το κινητό για να τεκμηριώσει το συμβάν. Η συντήρηση βλέπει το πρόβλημα πριν πάει στο δωμάτιο.
Ενσωματώνεται με HubOS, Eisisoft ή HMobile;
Ναι. Τα αιτήματα αποστέλλονται αυτόματα σε αυτές τις εξειδικευμένες πλατφόρμες διαχείρισης ξενοδοχειακών εργασιών. Μπορείτε επίσης να τα διαχειρίζεστε από το CMS της Hoteligy.
Υπάρχουν δωρεάν και επί πληρωμή αιτήματα;
Ναι. Ρυθμίστε ποια αιτήματα είναι δωρεάν (έξτρα πετσέτες, χαρτί) και ποια έχουν κόστος (premium μαξιλάρι, late checkout). Η χρέωση εφαρμόζεται αυτόματα στον λογαριασμό δωματίου.
Ποιες καταστάσεις έχουν τα αιτήματα;
Νέο, σε εξέλιξη, ολοκληρωμένο και ακυρωμένο. Το προσωπικό ενημερώνει την κατάσταση από το CMS ή το ενσωματωμένο εργαλείο. Ο επισκέπτης βλέπει την πρόοδο στο webapp.
Μετρούνται οι χρόνοι επίλυσης;
Ναι. Το σύστημα υπολογίζει αυτόματα τον χρόνο από την αναφορά μέχρι την επίλυση. Βασικά δεδομένα για την αξιολόγηση της απόδοσης συντήρησης και housekeeping.
Does προσωπικό receive ειδοποιήσεις?
Ναι. Το αρμόδιο τμήμα λαμβάνει αυτόματη ειδοποίηση όταν έρχεται νέο αίτημα. Χωρίς ενδιάμεσους ή εσωτερικές κλήσεις.
What does the πίνακας ελέγχου include?
Συμβάντα ανά τύπο, τμήμα, δωμάτιο, μέσοι χρόνοι επίλυσης, πιο συχνά αιτήματα, τάσεις και συγκρίσεις ανά περίοδο.
Βλέπει ο επισκέπτης την κατάσταση του αιτήματός του;
Ναι. Από το webapp μπορεί να δει αν το αίτημα είναι εκκρεμές, σε εξέλιξη ή επιλυμένο. Ολική διαφάνεια χωρίς ανάγκη να καλέσει τη ρεσεψιόν.
Ενσωματώνεται με το PMS;
Ναι. Αναγνωρίζει τον επισκέπτη ανά δωμάτιο και προφίλ PMS. Γνωρίζει τμήμα και γλώσσα για εξατομίκευση εμπειρίας και ιεράρχηση αιτημάτων VIP πελατών.
Μπορεί να χρησιμοποιηθεί για προληπτική συντήρηση;
Ναι. Το dashboard εντοπίζει τα δωμάτια και τον εξοπλισμό με τα περισσότερα συμβάντα. Αυτά τα δεδομένα επιτρέπουν τον προγραμματισμό προληπτικής συντήρησης πριν ο επισκέπτης αναφέρει το πρόβλημα.
Πόσο κοστίζει;
Δείτε τις τιμές →Θέλετε να εμβαθύνετε;
Λάβετε το πλήρες ντοσιέ →Καμία βλάβη, παράπονο ή αίτημα επισκέπτη να μην μένει ανεπίλυτο
Ζητήστε ένα demo και ανακαλύψτε πώς η ψηφιακή διαχείριση αιτημάτων, παραπόνων και εντολών εργασίας βελτιώνει την εξυπηρέτηση του επισκέπτη, την προληπτική συντήρηση και τη λειτουργία του ξενοδοχείου.
