Echtzeit-Verwaltung von Anfragen und Vorfällen
System zur Verwaltung von Anfragen, Störungen und Gästeservice für Hotels: kategorisierter Katalog mit Unterebenen (Wartungsstörungen, Housekeeping-Anfragen, Beschwerden, Empfang), Foto- und Videoanhänge, vollständige Nachverfolgbarkeit, Status in Echtzeit und messbare Bearbeitungszeiten. Integriert mit HubOS, Eisisoft, HMobile und dem CMS von Hoteligy.
Requests & Incidents
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Maintenance
AC, plumbing, electrical...
Housekeeping
Towels, cleaning, amenities...
Front Desk
Late checkout, info, keys...
F&B
Special food requests
Maintenance → Bathroom
📷 Attach photo or video
Comment: "The shower has had no hot water since yesterday"
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Werden Vorfälle telefonisch gemeldet und gehen unterwegs verloren?
Beschwerden und Störungen per Telefon
Der Gast ruft an der Rezeption an, um eine Klimaanlagen-, Sanitär- oder eine Anfrage für zusätzliche Handtücher zu melden. Die Rezeption notiert auf Papier, die Nachricht geht verloren und der Arbeitsauftrag erreicht die Instandhaltung nicht rechtzeitig.
Anfragen, die verloren gehen
Ohne Nachverfolgbarkeitssystem werden Housekeeping-Anfragen und Wartungsaufträge vergessen, doppelt erfasst oder niemand weist sie zu. Der Gast wiederholt die Beschwerde und das Erlebnis verschlechtert sich.
Keine Nachverfolgbarkeit oder Status
Sie wissen nicht, ob die Störung ausstehend, in Bearbeitung oder behoben ist. Ohne Status oder Nachverfolgung fragt der Gast nach und niemand kennt den Stand seiner Anfrage. Null digitaler Gastservice.
Keine Leistungsdaten
Sie messen nicht, wie viele Vorfälle täglich gelöst werden, wie lange die Instandhaltung pro Arbeitsauftrag braucht oder welche Defekte (Klimaanlage, Sanitär, Strom) am häufigsten sind. Ohne Metriken keine vorbeugende Instandhaltung möglich.
Manuelle Verwaltung vs. digitale Anfragen Hoteligy
| Telefon + Papier | Hoteligy | |
|---|---|---|
| Meldung | Anruf an die Rezeption | Der Gast meldet über die WebApp mit Kategorie, Unterkategorie, Foto und Kommentar |
| Detail | Mündliche Beschreibung | Foto oder Video angehängt + Kommentare + automatische Kategorisierung |
| Zuweisung | Reception tells Wartung | Automatic Benachrichtigung to department + HubOS/Eisisoft/HMobile Integration |
| Nachverfolgung | Keine | Echtzeit-Status: neu, in Bearbeitung, abgeschlossen, storniert |
| Zeiten | Keine Messung | Reaktions- und Lösungszeit automatisch gemessen |
| Werkzeuge | Papier oder interner WhatsApp | HubOS, Eisisoft, HMobile + own CMS with Dashboard |
| Daten | Keine Metriken | Dashboard: Vorfälle nach Typ, Abteilung, Lösungszeit, Trends |
Over 500 hotels trust Hoteligy
Alles, was Sie brauchen, um Anfragen, Vorfälle und Instandhaltung zu verwalten
Katalog von Störungen und Anfragen mit Unterkategorien
Organisieren Sie Anfragen, Beschwerden und Arbeitsaufträge nach Kategorien (Wartung, Housekeeping, Empfang) und Unterebenen (Bad → kein warmes Wasser, Leck, Klimaanlage defekt). Mit Symbolen oder Fotos, damit der Gast seine Störung oder Anfrage schnell erkennt.
Foto und Video der Störung oder Beschwerde
Der Gast hängt ein Foto oder Video des Vorfalls vom Smartphone an. Das Instandhaltungsteam sieht das Problem, bevor es ins Zimmer geht. Mehr Kontext in jedem Arbeitsauftrag, weniger Leerfahrten.
Integration mit HubOS, Eisisoft und HMobile
Anfragen und Arbeitsaufträge werden automatisch an spezialisierte Plattformen für Aufgabenverwaltung und Hotel-CMMS wie HubOS, Eisisoft oder HMobile gesendet. Auch über das CMS von Hoteligy verwaltbar.
Unterkategorien der Kategorisierung
Jede Kategorie hat Unterebenen, um den Defekt oder die Anfrage zu präzisieren: Instandhaltung → Badezimmer → kein warmes Wasser. Weniger Mehrdeutigkeit in der Beschwerde, bessere Zuweisung des Arbeitsauftrags an die richtige Abteilung.
Kostenlose oder kostenpflichtige Anfragen
Einige Anfragen sind kostenlos (zusätzliche Handtücher, Toilettenpapier), andere kostenpflichtig (Premium-Kissen, Late Checkout). Pro Produkt konfigurierbar mit automatischer Belastung des Zimmerkontos.
Nachverfolgbarkeit und Status
Jede Anfrage, Beschwerde oder jeder Arbeitsauftrag hat Status: neu, in Bearbeitung, abgeschlossen, storniert. Der Gast sieht den Fortschritt des Guest Services in der WebApp in Echtzeit.
Team Benachrichtigungen
Die Abteilung Instandhaltung, Housekeeping oder Rezeption erhält eine automatische Benachrichtigung, sobald eine neue Anfrage oder ein Defekt eingeht. Ohne Zwischenstationen, ohne Verzögerungen.
SLA und Lösungszeiten
Das System misst automatisch die Zeit von der Meldung bis zur Behebung jedes Defekts oder jeder Anfrage. Schlüsseldaten zur Messung der SLAs von Instandhaltung, Housekeeping und Guest Service.
Dashboard and preventive Wartung
Störungen nach Typ (Klima, Sanitär, Elektrik), nach Abteilung, nach Zimmer, durchschnittliche Bearbeitungszeiten und Trends. Daten zur Planung präventiver Wartung und Verbesserung der Gästeerfahrung.
Verwaltung über das CMS
Das Hotelpersonal verwaltet alle Anfragen über das CMS von Hoteligy: Liste der Anfragen, Filter nach Status, Abteilung und Datum, interne Notizen und Statusänderungen.
PMS Integration
Identifiziert den Gast nach Zimmer und PMS-Profil. Kennt das Segment, die Sprache und die Aufenthaltsdaten. Personalisiert das Melde-Erlebnis und priorisiert nach Kundentyp.
Sehen Sie das Hotel-System für Anfragen und Vorfälle in Aktion
Möchten Sie live sehen, wie Vorfälle verwaltet werden?
Wir machen Ihnen eine Demo mit echten Daten eines Hotels.
Was gewinnt Ihr Hotel?
Schnellere Behebung von Störungen
Der Gast meldet den Defekt mit Foto und Detail, das Instandhaltungsteam erhält den Arbeitsauftrag sofort und kommt vorbereitet. Kürzere Reaktionszeit, weniger wiederholte Beschwerden, besserer Guest Service.
Improved Gästeerlebnis
Der Gast sieht den Status seiner Anfrage oder Beschwerde in der WebApp. Er weiß, dass jemand daran arbeitet. Nachvollziehbarkeit und Transparenz, die Frustration reduzieren und die Guest Experience verbessern.
Preventive Wartung from data
Erkennen Sie, welche Defekte (Klimaanlage, Sanitär, Strom) am häufigsten auftreten, welche Zimmer die meisten Probleme machen und die SLAs jeder Abteilung. Echte Daten zur Planung der vorbeugenden Instandhaltung.
Die Anfragen verbunden mit dem gesamten digitalen Hotelerlebnis
Der Gast meldet aus der WebApp, der Chatbot fragt ihn, ob er etwas braucht, die Zufriedenheitsumfrage misst das Ergebnis und Marketing In-Stay bedankt sich für sein Feedback.
"Before, incidents were reported by phone and got lost. Now the guest sends the photo from the webapp, maintenance gets notified instantly, and we have real resolution time data."
Operations Director
4★ All Inclusive Resort, Canary Islands
Häufige Fragen
What types of requests can Gäste make?
Jede Art: Wartungsstörungen melden (Sanitär, Elektrik, Klimaanlage), Amenities anfordern (Handtücher, Kissen, Papier), Housekeeping-Services anfragen, Late Checkout beantragen oder jede individuelle Anfrage, die Sie konfigurieren.
Wie funktioniert die Kategorisierung mit Unterkategorien?
Sie erstellen Hauptkategorien (Wartung, Housekeeping, Rezeption...) und innerhalb jeder Kategorie Unterebenen (Badezimmer → kein Warmwasser, schmutziges Wasser, Leck, WC defekt). Der Gast navigiert bis zum exakten Detail seines Problems.
Kann der Gast Fotos oder Videos anhängen?
Ja. Er kann Fotos oder Videos direkt vom Mobilgerät aus hochladen, um den Vorfall zu dokumentieren. Die Wartung sieht das Problem, bevor sie ins Zimmer geht.
Lässt es sich in HubOS, Eisisoft oder HMobile integrieren?
Ja. Die Anfragen werden automatisch an diese spezialisierten Plattformen für Hotelaufgabenverwaltung gesendet. Sie können sie auch über das eigene CMS von Hoteligy verwalten.
Gibt es kostenlose und kostenpflichtige Anfragen?
Ja. Konfigurieren Sie, welche Anfragen kostenlos (zusätzliche Handtücher, Papier) und welche kostenpflichtig (Premium-Kissen, Late Checkout) sind. Die Belastung erfolgt automatisch über das Zimmerkonto.
Welche Status haben die Anfragen?
Neu, in Bearbeitung, abgeschlossen und storniert. Das Personal aktualisiert den Status über das CMS oder das integrierte Werkzeug. Der Gast sieht den Fortschritt in der WebApp.
Werden die Lösungszeiten gemessen?
Ja. Das System berechnet automatisch die Zeit von der Meldung bis zur Lösung. Schlüsseldaten zur Bewertung der Leistung von Wartung und Housekeeping.
Does Team receive Benachrichtigungen?
Ja. Die zuständige Abteilung erhält eine automatische Benachrichtigung, sobald eine neue Anfrage eingeht. Keine Zwischenstellen oder internen Anrufe.
What does the Dashboard include?
Vorfälle nach Typ, Abteilung, Zimmer, durchschnittliche Lösungszeiten, häufigste Anfragen, Trends und Vergleiche nach Zeitraum.
Sieht der Gast den Status seiner Anfrage?
Ja. Über die WebApp kann er sehen, ob seine Anfrage ausstehend, in Bearbeitung oder gelöst ist. Volle Transparenz, ohne die Rezeption anrufen zu müssen.
Lässt sich das System in das PMS integrieren?
Ja. Identifiziert den Gast nach Zimmer und PMS-Profil. Kennt Segment und Sprache, um das Erlebnis zu personalisieren und Anfragen von VIP-Kunden zu priorisieren.
Kann es für die vorbeugende Wartung verwendet werden?
Ja. Das Dashboard identifiziert Zimmer und Geräte mit den meisten Vorfällen. Diese Daten ermöglichen die Planung vorbeugender Wartung, bevor der Gast das Problem meldet.
Was kostet das?
Preise ansehen →Möchten Sie tiefer eintauchen?
Vollständiges Dossier herunterladen →Damit keine Störung, Beschwerde oder Gastanfrage ungelöst bleibt
Fordern Sie eine Demo an und entdecken Sie, wie die digitale Verwaltung von Anfragen, Störungen und Arbeitsaufträgen den Gästeservice, die präventive Wartung und den Hotelbetrieb verbessert.
