Digitale Verwaltung des Mini Clubs
Verwaltungssystem für Mini Club, Kids Club und Kinderclub für Hotels und All-Inclusive-Resorts: Schichtreservierung aus der WebApp, digitale elterliche Einverständniserklärung und Haftungsausschluss pro Kind mit Kontaktdaten, Allergien, Sprachen und Berechtigungen. Elektronische Unterschrift bei Abgabe und Abholung, Drittzimmer-Autorisierung und Kinder-Check-in vom Betreuer-Tablet. Papierlos, mit vollständigem Kinderschutz.
Mini Club
Morning shift
09:00 - 13:00 · 2 children
Sofía García · 6 yrs
Waiver signed ✓
🏊 Can swim: Yes
🥜 Allergies: Nuts
🗣️ Languages: ES, EN
👕 Change clothes: Authorized
Lucas García · 4 yrs
Waiver pending
Can pick up:
Room 412 (parents) · Room 414 (grandparents)
Sign Lucas' waiver
Arbeitet der Mini Club noch mit Papierformularen und ohne digitale Kontrolle?
Einwilligungen auf Papier
Die Eltern füllen täglich Papierformulare für die elterliche Einwilligung aus. Dokumente gehen verloren, Unterschriften sind unleserlich und es gibt keinerlei Nachverfolgbarkeit. Keine digitale Erfassung der Minderjährigen oder der Haftungsfreistellung.
Unzureichender Kinderschutz
Es gibt keine digitale Kontrolle, wer das Kind im Kinderclub abgibt und abholt. Keine Übergabe- oder Abholunterschrift, keine überprüfbare Drittberechtigung. Hohes rechtliches Haftungsrisiko für das Hotel.
Kein Check-in oder Check-out von Kindern
Der Mini-Club-Betreuer hat kein digitales Werkzeug, um Ein- und Austritte jedes Minderjährigen zu erfassen. Ohne digitale Zugangskontrolle wissen Sie weder, wie viele Kinder anwesend sind, noch wer sie sind.
Kinderprogramm ohne Anbindung
Die Kinderanimationsaktivitäten und das Kinderprogramm sind nicht mit der Registrierung im Kinderclub verknüpft. Wenn ein Kind eine Aktivität bucht, wird nicht geprüft, ob eine unterschriebene elterliche Einverständniserklärung vorliegt.
Mini Club auf Papier vs. digitale Erfassung Hoteligy
| Papierformulare | Hoteligy | |
|---|---|---|
| Erfassung | Papierformular jeden Tag | Online Buchung from webapp with PMS child validation |
| Haftungsfreistellung | Papier mit handschriftlicher Unterschrift | Digitale Haftungsfreistellung pro Kind: Allergien, Sprachen, Berechtigungen, Kontakt + elektronische Unterschrift |
| Zugangskontrolle | Visuell, ohne Erfassung | Ein- und Ausgang mit elterlicher Unterschrift auf dem Personal-Tablet |
| Abholung | Jeder darf abholen | Nur Eltern oder autorisierte Zimmer mit Abholunterschrift |
| Aktivitäten | Keine Verknüpfung | Entertainment Aktivitäten linked: require waiver and access control |
| No prior Buchung | Formular von Grund auf | QR für schnelle Autorisierung + sofortige Reservierung durch das Personal |
| Daten | Keine Metriken | Dashboard: attendance, shifts, registered children, and Aktivitäten |
Over 500 hotels trust Hoteligy
Alles, was Ihr Mini Club, Kinderclub oder Hotelkindergarten benötigt
Digitale Einwilligung und Haftungsfreistellung pro Kind
Der Elternteil füllt für jeden Minderjährigen ein Formular für die elterliche Einwilligung und Haftungsfreistellung aus: Kontaktdaten, Allergien, Sprachen, ob das Kind schwimmen kann, ob es allein hinausgehen darf, ob der Betreuer ihm die Kleidung wechseln darf. Verknüpfte elektronische Unterschrift. Kinderschutz mit vollständiger Nachverfolgbarkeit.
Kinder-Check-in und Check-out mit Unterschrift
Der Kinderclub-Betreuer sucht die Reservierung auf seinem Tablet, der Elternteil unterschreibt die digitale Übergabe des Kindes. Bei der Abholung unterschreibt er erneut. Registrierung, wer abgegeben und wer abgeholt hat. Verifizierbarer Kinderschutz und Sicherheit.
Shift Buchung from the webapp
Eltern buchen Kinderclub-Schichten über die WebApp: Ganztags, vormittags oder nachmittags. Das System validiert die Anzahl der Kinder automatisch mit dem PMS. Bei Buchung für 2 werden elterliche Einverständniserklärung und Kinderprofil für jedes Kind verlangt.
Validierung mit dem PMS
Bei der Reservierung prüft das System, wie viele Kinder das PMS für dieses Zimmer registriert hat. Wenn der Elternteil für 2 Kinder bucht, das PMS aber nur 1 zeigt, wird blockiert. Kohärente und sichere Daten.
Berechtigung anderer Zimmer
Wenn die Eltern in Zimmer 412 und die Großeltern in Zimmer 414 wohnen, kann der Elternteil die Großeltern berechtigen, den Minderjährigen abzugeben oder abzuholen. Familiäre Flexibilität mit Kontrolle.
Vollständige Akte des Minderjährigen
Name, Alter, Sprachen, Allergene und Unverträglichkeiten, Schwimmfähigkeit, darf alleine das Center verlassen, Personal darf die Kleidung wechseln, Notfallkontaktdaten. Alles je Hotel konfigurierbar.
Doppelte elektronische Unterschrift
Unterschrift der Haftungsfreistellung bei der Registrierung. Übergabeunterschrift beim Abgeben des Kindes. Abholunterschrift beim Abholen des Kindes. Dreifache digitale Überprüfung ohne Papier oder Stift.
QR-Code für Ankünfte ohne Reservierung
Wenn der Elternteil nicht vorab gebucht hat und am Mini Club erscheint, kann er einen QR scannen, um die Autorisierung des Kindes sofort auszufüllen. Das Personal erstellt eine schnelle Reservierung für die vollständige Erfassung.
Entertainment Aktivität linking
Die Kinderaktivitäten aus dem Animationsprogramm sind mit dem Mini Club verknüpft. Die Buchung einer Aktivität erfordert eine elterliche Autorisierung und ermöglicht eine Zugangskontrolle mit erfasstem Check-in und Check-out.
Personal-Panel auf dem Tablet
Das Mini-Club-Team verwaltet alles vom Tablet aus: Reservierungen suchen, Check-ins und Check-outs erfassen, Kinderprofile, Allergien und Autorisierungen einsehen. Alles in einer Oberfläche.
PMS Integration
Identifiziert die Reservierung, die Gäste und die im PMS registrierten Kinder. Validiert automatisch die Familiendaten und die Anzahl der Kinder pro Zimmer.
Sehen Sie das Erfassungssystem für Mini Club und Kids Club in Aktion
Möchten Sie die digitale Erfassung des Mini Club live sehen?
Wir zeigen Ihnen den kompletten Ablauf in einer Demo: Reservierung, Einverständniserklärung, Abgabe und Abholung.
Was gewinnt Ihr Hotel?
Überprüfbarer Kinderschutz
Elterliche Einverständniserklärung und Haftungsausschluss pro Kind unterschrieben, Kinder-Check-in/-out mit Unterschrift, Drittautorisierung und vollständige Nachvollziehbarkeit. Regelkonformer Kinderschutz. Beruhigung für Eltern und Hotel.
Wirklich familienfreundliches Hotel
Die Eltern buchen den Kinderclub vom Mobilgerät aus, unterschreiben die elterliche Einwilligung digital und wissen, dass ihre Kinder in einer sicheren Umgebung mit kontrolliertem Kinderprogramm sind. Ohne Papier, ohne Warteschlangen.
Betreuer mit digitalen Werkzeugen
Das Betreuerteam des Kinderclubs verwaltet alles vom Tablet aus: Reservierungen, Kinderprofile, Allergien, Autorisierungen, Kinder-Check-in und -out. Keine Papierformulare, keine physischen Archive.
Der Mini Club verbunden mit dem digitalen Hotelerlebnis
Eltern buchen aus der WebApp, erhalten Erinnerungen über Marketing In-Stay und die Kinderaktivitäten werden mit dem Service-Buchungsmodul verwaltet.
WebApp
Mini-Club-Reservierung und Einverständniserklärung vom Smartphone.
Service Buchung
Buchung engine for shifts and Aktivitäten.
Marketing In-Stay
Reminders and children's Aktivität promotions.
AiChat
Parents check Zeitplans and availability.
Umfragen
Measure parent Zufriedenheit with the service.
"We used to use paper forms for the kids club. Now parents register children from the webapp, sign the waiver digitally, and staff controls check-in and check-out from the tablet. Total safety and zero paper."
Entertainment Director
4★ All Inclusive Resort, Riviera Maya
Häufige Fragen
Wie buchen die Eltern den Mini Club?
Über die Gast-WebApp. Sie wählen eine Schicht (ganzer Tag, vormittags oder nachmittags) und die Anzahl der Kinder. Das System validiert automatisch, dass das PMS diese Anzahl von Minderjährigen in der Buchung erfasst.
Was beinhaltet die elterliche Haftungsfreistellung?
Emergency contacts, child allergies and intolerances, languages spoken, swimming ability, can leave the center alone, Team can change clothes. All configurable pro Hotel. Parent or guardian e-signature.
Wie funktioniert die Ein- und Auscheckkontrolle?
Das Personal sucht die Buchung auf dem Tablet. Beim Abgeben des Kindes unterschreibt der Elternteil die Übergabe digital. Beim Abholen unterschreibt er die Rückgabe. Es wird erfasst, wer abgegeben und wer abgeholt hat.
Können andere Zimmer berechtigt werden?
Ja. Wenn die Großeltern in einem anderen Zimmer wohnen, kann der Elternteil sie berechtigen, den Minderjährigen abzugeben oder abzuholen. Das Personal überprüft am Tablet, dass die Person berechtigt ist.
Was passiert, wenn der Elternteil keine vorherige Reservierung vorgenommen hat?
Im Mini Club gibt es einen sichtbaren QR-Code. Der Elternteil scannt ihn, füllt sofort die Einwilligungserklärung des Kindes aus und das Personal erstellt eine Schnellbuchung für einen vollständigen Eintrag.
Are entertainment Aktivitäten linked?
Ja. Die Kinderaktivitäten aus dem Animationsplan sind mit dem Mini Club verknüpft. Sie erfordern eine elterliche Einwilligung und ermöglichen Zugangskontrolle mit registriertem Ein- und Auschecken.
Hat das Personal eine App oder ein Tablet?
Ja. Das Mini-Club-Team verwaltet alles über ein Tablet: sucht Buchungen, erfasst Ein- und Ausgänge, prüft Profile, Allergien und Autorisierungen. Alles in einer einzigen Oberfläche.
Wird die Anzahl der Kinder mit dem PMS validiert?
Ja. Beim Buchen für 2 Kinder prüft das System, ob das PMS 2 Minderjährige in diesem Zimmer registriert. Wenn es nicht übereinstimmt, wird die Buchung blockiert, bis es im PMS korrigiert wird.
Ist täglich eine Unterschrift erforderlich?
Die Unterschrift der Haftungsfreistellung erfolgt einmalig pro Kind und Aufenthalt. Die Übergabe- und Abholunterschrift wird jedes Mal vorgenommen, wenn der Minderjährige den Mini Club betritt und verlässt.
Werden Allergien und Unverträglichkeiten erfasst?
Ja. Die Haftungsfreistellung enthält einen speziellen Abschnitt für Lebensmittelallergien und -unverträglichkeiten des Minderjährigen. Das Personal sieht sie direkt in der Akte des Kindes am Tablet.
Lässt sich das System in das PMS integrieren?
Ja. Identifiziert die Buchung, die Gäste und die im PMS registrierten Kinder. Validiert automatisch die Anzahl der Kinder und die Familiendaten pro Zimmer.
Was kostet das Modul?
Hängt von der Anzahl der Einrichtungen und aktiven Schichten ab. Aktivierung erfolgt innerhalb des CMS 360 von Hoteligy. Fordern Sie ein individuelles Angebot für Ihr Hotel oder Resort an.
Was kostet das?
Preise ansehen →Möchten Sie tiefer eintauchen?
Vollständiges Dossier herunterladen →Digitalisieren Sie den Kinderclub mit elterlicher Einwilligung, Unterschriften und Kinderschutz
Fordern Sie eine Demo an und entdecken Sie, wie die digitale Erfassung von Minderjährigen den Kinderschutz, das familienfreundliche Erlebnis und den Betrieb des Mini Club in Ihrem All-Inclusive-Hotel verbessert.
